Как дедлайны влияют на продуктивность сотрудников

Ограниченные сроки, они же дедлайны, они же «оГосподиБожеМой я ничего не успеваю» вызывают у людей стресс, но в то же время стимулируют к продуктивной работе. Горящие дедлайны имеют свойство доставать скрытые ресурсы, чтобы за кратчайшие сроки выполнить большой объем работы. Например, когда студенты перед зачетом или экзаменом учат все то, на что не хватило нескольких лет 🙂 

Редакция Hurma подготовила для вас новую статью, в которой мы обсудим дедлайны и то, как они влияют на эффективность сотрудников. Оставайтесь, будет интересно.

Краткий курс в историю дедлайнов + теория мотивации

Впервые термин «deadline» появился в Америке в середине 19-го века. Он означал «мертвую линию», за которой заключенных в тюрьмах ожидал расстрел, если они ее пересекут. Все дело в том, что именно в это время в тюрьмах Америки был огромный земляной ров по периметру и пересекать его было запрещено. 

Спустя время термин изменил свое первоначальное значение и начал использоваться в различных сферах бизнеса: IT, маркетинг, реклама, фриланс, и, конечно же, в работе. Именно дедлайн дает сотрудникам понимание, в какие сроки им нужно выполнить задачу. 

Мотивационная сила дедлайнов связана с таким термином психологов как «The Goal Looms Larger Effect ». То есть, чем ближе человек подходит к концу выполнению задачи, тем большую отдачу он получает от приложенных усилий.

Социальный психолог Нира Либерман и ее коллеги из Тель-Авивского университета изучают психологический эффект от дедлайнов. Чтобы объяснить этот эффект, они приводят пример того, как человек читает книгу. Когда большая часть книги уже прочитана, наши усилия удваиваются и меньшую часть мы читаем с гораздо большей скоростью. 

Таким образом, мотивационный эффект дедлайнов заключается в том, что он дает человеку постоянную обратную связь о том, сколько еще задач или процессов нужно выполнить до завершения. 

«Поскольку остается сделать меньше задач, каждое действие воспринимается как более эффективное», – пишут в команде Либерман. 

Вторая теория заключается в том, что чем ближе мы находимся к сроку дедлайна, тем меньше у нас остается соблазна выполнить какую-то другую задачу и прокрастинировать. А  по данным Psychology Today, 20% людей считают себя хроническими прокрастинаторами. Как же тогда бороться с прокрастинацией и как в этом помогают дедлайны?

4 причины, почему дедлайны эффективны

1. Минимизируют прокрастинацию

По данным Массачусетского технологического института, дедайны помогают снизить вероятность прокрастинирования и откладывания задач на потом. 

2. Конкретизируют цели и задачи

Ограниченные сроки привязывают задачи к графику, делают их более конкретными, а не абстрактными. Например, возьмем задачу «написать статью о животных». Если не поставить на неё конкретный дедлайн или же поставить срок на выполнение неделю, то исполнитель может взяться за ее написание в последний момент. Но если поставить задачу «написать статью про животных. Срок – 2 дня», все станет куда проще. 

Такой эффект объясняется тем, что человек с большей вероятностью вовремя и качественно выполнит конкретную задачу, а не абстрактную. Более того, согласно закону Паркинсона, чем больше времени мы планируем уделить какой-то задаче, тем больше времени у нас уйдет на ее выполнение, даже если дополнительное потраченное время не было необходимым. Это значит, что установка более строгих сроков может быть полезной.

3. Помогают в структурировании действий

Понимание ограниченных сроков, дает человеку возможность разбить задачу на мелкие подзадачи и структурировать процесс. Это поможет не тратить время впустую, а правильно его распределить, чтобы использовать с максимальной эффективностью. 

4. Устраняют лень и активизируют усердие

Люди не любят ощущать стресс и дискомфорт, а страх не вложиться в сроки – это еще тот стресс. Дедлайны настраивают человека на продуктивную работу, поскольку он понимает, что чем быстрее выполнит работу, тем быстрее получит отдых, похвалу, награду и т. д.

Как правильно устанавливать дедлайны?

Мало просто установить сотруднику срок на выполнение задачи. Это нужно делать, предварительно оценив сложность задачи, понадобиться ли сотрудник какая-то помощь со стороны, все ли зависит от него и много чего другого. Чтобы устанавливать дедлайны, которые повысят эффективность специалиста, а не угробят ее, стоит придерживаться нескольких правил.

• Нет долгосрочным дедлайнам

Как мы уже выяснили выше, долгосрочные дедлайны дают лишний повод прокрастнировать задачу и начать ее выполнять чуть ли не в самый последний момент. 

Но бывает такое, что задача слишком большая и ставить на неё короткий дедлайн – еще более неразумно. В такой ситуации следует разбить большую задачу на несколько маленьких и установить недлительные сроки. 

• Нет нереальным срокам

При установке дедайнов, важно реально оценивать, сколько времени займет у сотрудника та или иная задача. Если вы не понимаете длительность выполнения, попросите сотрудника с его опыта сказать, сколько времени ему нужно. Но не стоит думать, что очень ограниченный дедлайн заставит специалиста работать в три раза эффективнее, если это физически невозможно. 

• Нет – стандартам, да – гибкости

Разумеется, ограниченные сроки на то и ограниченные, но иногда стоит быть более гибкими и готовыми к изменениям, если того требует задача. Все дело в том, что в процессе выполнения могут возникать непредвиденные обстоятельства, которые могут удлинить срок дедлайна и к этому нужно быть готовыми. Но, если конечно дело в этом, а не в том, что сотрудник откладывал задачу на потом 😉

Самодисциплина как инструмент придерживания дедлайнов

Один из важнейших факторов, который влияет на то, сможете ли вы или ваши сотрудники придерживаться дедлайнов – самодисциплина. И, прежде чем вырабатывать её в других, нужно познать её самому. 

Чек-лист: как развить самодисциплину и избегать горящих дедлайнов

Правило №1. Здраво оценивайте свои силы

При установке сроков для выполнения задачи, трезво оцените свои силы и не бойтесь просить больше времени, если оно действительно нужно. 

Правило №2. Измените свое мышление

Перестаньте относиться к дедлайнам, как к чему-то негативному. Поймите, что они помогают вам быть более организованными и эффективными в работе. 

Правило №3. Планирование – хорошо, выполнение – еще лучше

У вас может быть самый лучший план, но если вы не приступаете к его выполнению и реализации, толку будет мало. Запомните одно правило, как только сделали план – начинайте приводить его в действие. 

Правило №4. Откажитесь от мультитаскинга

Расставляйте приоритеты по задачам и не стоит выполнять сразу несколько дел одновременно, поскольку эффективности в этом случае будет мало. Все дело в том, что внимание человека рассеивается и при постоянном переключении с задачи на задачу, приходится долго концентрироваться. 

Правило №5. Не откладывайте на потом

Если вы знаете, что ваша слабая сторона – это откладывание дел на потом, попробуйте проработать её. Например, с помощью метода Pomodoro. Этот метод подразумевает установку временных промежутков времени на выполнение задачи, во время которого нельзя ни на что отвлекаться. То есть, один час вы работаете и не отвлекаетесь, 20 минут отдыхаете и опять по кругу. 

Правило №6. Подумайте, что вас мотивирует

По данным Academy of Management Review, некоторых людей не мотивируют ограниченные сроки и это нормально. Подумайте, что мотивирует вас. Это может быть похвала за хорошо выполненную работу в срок, признание, вознаграждение или же просто свободное время, которое вы получите после того, как сделаете задачу. 

Идеальны ли дедлайны?

Ограниченные сроки – не идеальное решение для повышения эффективности. У дедлайнов есть несколько минусов, которые могут отразиться на работе сотрудников.

1. Повышение стресса

У многих людей срыв сроков, особенно по их вине, вызывает стресс и глубокие переживания. Из-за этого сотрудник может уйти в глубокую депрессию, заняться самобичеванием и выполнять плохо даже те задачи, которые у него получались отлично. 

2. Финансовые и временные потери

Если некорректно установить дедлайн, это может обернуться тем, что проект не будет сдан вовремя. Это, в свою очередь, отразится на бизнесе. Это ошибка как исполнителя, так и руководителя, поскольку они вдвоем не рассчитали риски и не спланировали процесс. 

Таким образом, важно всегда оценивать текущую ситуацию, чтобы понять, поможет ли вам установка дедлайнов. Они однозначно могут помочь руководителям и сотрудникам не прокрастинировать, делать задачи более конкретными, поэтапно планировать рабочий процесс. 

Но при этом, следует помнить, что использовать только дедлайн для повышения продуктивности – не разумно. Для лучшего эффекта, следует применять ограниченные сроки вместе с другими стратегиями для повышения мотивации и продуктивности.

• Тайм-менеджмент